บท 3

หน่วยที่  3 การใช้งานคอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร

ความหมายของเอกสาร

เอกสาร(Document)หมายถึง กระดาษที่ใช้ในงานธุรกิจ  หนังสือ  แบบผอร์ม  แผนที่  และวัตถุอื่นๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ  ของธุรกิจด้วย  เช่น  จดหมายโต้ตอบแบบฟอร์ม  เอกสารทางธุรกิจต่างๆ  เป็นต้น

ความสำคัญของเอกสาร

ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจทีได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารเข้าและออก  ซึ่งในเบื้องต้นอาจจะมีเอกสารจำนวนน้อย  แต่เมื่อดำเนินงานกิจการไปเรื่อยๆ จำนวนเอกสารก็จะมีเพิ่มมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของธุรกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานใรอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือว่าได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสาร   

     ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ เพราะ

1.เอกสารเป็นเสมือนความจำ

2.เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง

3.เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน

4.เอกสารเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา

ประเภทของเอกสาร
เอกสารปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า และเอกสารอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีความสำคัญในการบริหารจัดการหน่วยงาน ที่หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่เอกสารเหล่านี้ และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานต่อไปในอนาคตด้วย

2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น หรืออาจเป็นเอกสารที่หน่วยงานต้องแจ้งให้พนักงานทราบก็ได้

3. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารทีจัดทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ